על ידי ביצוע שני שלבים פשוטים אך מתחשבים, קבצי המחשב שלך תמיד יהיו בהישג יד.
בדיוק כמו עם קבצי הנייר שלנו, אנחנו רוצים למצוא, לאחזר ולשמור מסמכים אלקטרוניים במהירות ובקלות. למרות שלרוב המחשבים יש פונקציות חיפוש יעילות למדי, זה עדיין לא יעיל כמו פשוט לדעת היכן הקבצים שלך.
מערכת התיוק הדיגיטלית שלך צריכה לשקף את מערכת תיוק הנייר שלך. מבחינה רעיונית, הנחת דברים זהה, בין אם זה בעולם הפיזי של הנייר ובין אם זה בעולם הווירטואלי של המחשב. הגיוני אם כן להשתמש באותם שמות קטגוריות ומבני קבצים שיצרת עבור המאמר שלך בעולם המחשבים. ככל שתשתמש באותם מבנים וסגנונות תיקיות, כך יהיה קל יותר למצוא ולהניח דברים בשני המקומות.
באופן אידיאלי אתה רוצה להשתמש באותם שמות קטגוריות במחשב שלך כמו שאתה עושה עבור העיתון שלך. התחל ביצירת מבנה קבצים – קטגוריות, תיקיות, תיקיות משנה – מקף; המבוסס על מערכת תיוק הנייר שלך. לאחר מכן, פתח חלון חדש במחשב שלך וגרור את התיקיות והקבצים הקיימים שלך למבנה החדש שיצרת זה עתה.
תייג את הקבצים שלך בצורה שיטתית. עם זאת, תיוק נייר אינו בדיוק אותו דבר כמו המחשב, מכיוון שכל המסמכים שלך לא צריכים שמות בודדים – אבל הקבצים במחשב שלך כן. לכן זה כל כך חשוב שיהיו אסטרטגיות מתן שמות יעילות עבור המסמכים שלך. אתה רוצה לוודא שאתה שם למסמכים שלך כך שכאשר אתה פותח קובץ מלא בתיקיות, אתה לא צריך לחפש ולנסות לקבוע איזה מהם הוא המסמך שאתה מחפש בפועל.
רוב המחשבים כעת מאפשרים לך שמות לדברים עם מחרוזת ארוכה מאוד של תווים. אז אם יש דברים בשם הקובץ כמו תיאור של מה הקובץ עוסק, מספר הגרסה, התאריך שבו הוא נוצר, מי יצר אותו – כל הדברים האלה יכולים להתאים בדרך כלל לשם הקובץ עצמו. כאשר הדברים האלה נמצאים בשם הקובץ, אתה יכול מהר מאוד לפתוח תיקיה מלאה בקבצים ובפשטות ובקלות למצוא את זה שאתה מחפש מבלי לפתוח ולסגור כל קובץ בנפרד. זה יכול להיות חיסכון משמעותי בזמן. אם אי פעם פתחת תיקייה מלאה במסמכים והיית צריך לפתוח ולסגור כל מסמך בודד כדי למצוא את המסמך שאתה מחפש, אתה יודע איזה בזבוז זמן זה.
צור מוסכמות שמות עבור המסמכים שלך שאתה יכול לעקוב אחריהם בהמשך. השתמש במבנה זה עבור כל הקבצים שאתה יוצר; כך כל המסמכים החדשים שלך יהיו מאורגנים בצורה שתקל הרבה יותר למצוא אותם ולאחזר אותם מאוחר יותר. כשיהיה לך זמן תוכל לחזור לקבצים הישנים יותר ולשנות את שמם ולשלב אותם במערכת התיוק החדשה שלך.